Tytułem wyjaśnienia: exit interview to rozmowa z pracownikiem odchodzącym z organizacji z własnej inicjatywy, na zakończenie jego współpracy z organizacją. Rozmowa ma charakter dobrowolny – pracownik nie ma obowiązku uczestniczenia w niej, może też odmówić odpowiedzi na poszczególne pytania. Najczęściej jest przeprowadzana przez pracownika działu HR, ale zdarzają się także sytuacje, w których wywiad prowadzi bezpośredni przełożony.
Warto rozmawiać
Z praktycznego punktu widzenia pojawia się pytanie – kiedy taką rozmowę przeprowadzić: krótko po złożeniu przez pracownika wypowiedzenia czy tuż przed jego odejściem? Jeżeli wypowiedzenie składa pracownik będący dużą wartością dla organizacji nie warto czekać z przeprowadzeniem takiej rozmowy – znane są przypadki, kiedy szczera rozmowa o przyczynach odejścia kończyła się wypracowaniem nowych warunków pracy (np. zmiany zakresu obowiązków, godzin pracy, zespołu pracowników, znalezieniem dodatkowych możliwości rozwoju).
Jeśli z kolei wiemy, że żadna rozmowa nie zmieni decyzji pracownika (np. zmienia miejsce zamieszkania na odległe) czy też naszym celem nie jest walka o niego, rozmowę warto przeprowadzić pod koniec okresu zatrudnienia – zwiększa to prawdopodobieństwo szczerych i autentycznych odpowiedzi pracownika. Tu pojawia się kwestia celu przeprowadzania takich wywiadów – ogólnie jest nim poznanie przyczyn odejścia. W szczegółach chodzi o poznanie perspektywy pracy, a szerzej całego okresu zatrudnienia pracownika jego oczami. Warto bowiem podkreślić, że moment, w którym pracownik rozpoczął poszukiwanie innej pracy, swoją przyczynę i początek mogą mieć w różnych momentach i okolicznościach. Klasyczny zestaw pytań (przyczyny odejścia, elementy polityki firmy, które utrudniają realizację celów i zadań, obszary, które organizacja powinna doskonalić) warto poszerzyć o dodatkowe pytania.
Zbadaj szerszą perspektywę
Z punktu widzenia działu HR istnieje szereg przyczyn, dla których pracownik dane miejsce pracy może uważać za atrakcyjne lub nie. O co więc pytać?
- Wszystko zaczyna się od procesu wdrożenia do organizacji – zapytaj pracownika jak go ocenia, co miało dla niego pozytywny wydźwięk, czego mu zabrakło w pierwszych dniach pracy.
- Zapytaj o zakres obowiązków i wykonywane na co dzień zadania – ich atrakcyjność, różnorodność. Porozmawiaj o narzędziach pracy, istniejących procedurach.
- Porusz kwestię relacji z bezpośrednim przełożonym – dla wielu pracowników to kluczowy czynnik motywacji lub jej braku.
- Zapytaj, na ile pracownik otrzymywał jasno sformułowane oczekiwania, na ile czuł wsparcie i docenienie, co ocenia pozytywnie we współpracy z szefem, a czego mu brakowało.
- Porusz kwestie dotyczące szeroko pojętego rozwoju, a więc zarówno szkoleń jak i planowania kariery oraz ścieżki awansów.
- Z pewnością ważnym obszarem jest atmosfera w pracy i panujące relacje.
- Warto dopytać o kwestię wynagrodzenia.
Pamiętaj, że przyczyny odejścia pracowników są niezwykle cenną informacją, potrzebną do całościowego zarządzania firmą. Widząc, jakie aspiracje mają pracownicy oraz jakie możliwości stwarza firma, warto zweryfikować sposób rekrutacji. Jeśli na przykład kolejna osoba odchodzi z organizacji z powodu braku możliwości awansów upewnij się, że podczas rozmów kwalifikacyjnych poszukiwane są osoby, dla których awans nie jest aż tak istotnym czynnikiem motywacyjnym.
Podczas rozmowy pytaj nie tylko o to, co w poszczególnych obszarach pracownik ocenia negatywnie, ale także o to, co mu się podobało. Pozwoli to po pierwsze na kontynuowanie dobrych praktyk, a po drugie na wyważenie tonu i atmosfery rozmowy – zamiast tylko negatywnej, także z optymistycznym akcentem.
Pamiętaj też, że sposób rozstania się z pracownikiem wpływa na to, w jaki sposób będzie wypowiadał się o firmie na rynku pracy. Bądź partnerski, traktuj pracownika z szacunkiem, nie pozwól jednak, aby exit interview stał się wylewaniem żalów i czasem oczerniania firmy i jej pracowników.
Warto także zapytać o kwestie, które powinna mieć na uwadze osoba zatrudniona w przyszłości na stanowisko odchodzącego pracownika.
Kwestie organizacyjne
Rozmowę zaplanuj w czasie dogodnym dla obydwu stron. Uprzedź o niej wcześniej pracownika, zasygnalizuj temat i poproś o przemyślenie kwestii. Na spotkanie zarezerwuj minimum godzinę. Weź jednak poprawkę na to, że czas trwania rozmowy będzie zależał od otwartości pracownika i jego chęci do dzielenia się swoimi przemyśleniami.
Zadawaj pytania otwarte – to czas, w którym to pracownik powinien mieć możliwość swobodnej wypowiedzi, Ty pytasz i słuchasz.
Jeżeli pracujesz w organizacji, w której poziom odejść pracowników jest stosunkowo wysoki, rozważ stworzenie formularza, w którym pracownik za pomocą skal będzie mógł ocenić poszczególne obszary funkcjonowania organizacji. Umożliwi to analizę ilościową zebranych danych.
Artykuł został opublikowany w portalu Onet Biznes.
